Проектиране на информационни системи

Създаването на системи за компютъризация на управлението е съвкупност от сложни дейности и отделни процедури, които трябва да се изпълняват в строго определена последователност. По този начин се формира верига от дейности и процедури, която за да бъде обхваната и ръководена, е необходимо да бъде разделена на отделни фази.
Формирането на фазите е проблем на организацията  на изграждането  на УИС,  който  има съществено значете за ускоряване на проектирането и внедряването, а също и за получаване на желания ефект от автоматизацията.

Широкото разпространение през последните години на готови програмни продукти и развитието на информационните технологии дове­доха до опростителско разбиране на проблема за организацията на внед­ряването на компютърни приложения в практиката. След определяне на областите за компютьризация (например счетоводно отчитане, труд и работна заплата и т. н.) потребителите избират (в някои случаи и при липса на достатъчна информация) програмния пакет. Пакетът се купува заедно с препоръчваната техника, инсталира се, подготвят се кадрите и се пристъпва към експлоатация. Практиката показва, че подобен подход може да се приложи за малък обект. В литературата се подчертава, че е малко вероятно подходът да бъде задоволителен при разработването на „по-сложна система за средни и големи организации”. Неприложимостта на подобен подход се аргументира със сложността на обработката на данните в средни и големи организации. Техните инфор­мационни потребности са специфични, което налага предварителното определяне на потребителските изисквания, като на тази основа се извърши проектиране, въвеждане в действие и поддържане.
Очевидна е необходимостта от наличие на обща информационна по­литика в организациите, защото в противен случай ще се реализира електронна обработка на данните за отделни изолирани една от друга задачи, което ще затрудни създаването на УИС. По този начин няма да се реализира системният подход, а също и останалите принципи за създа­ване на УИС и няма да се постигне същността на Тази система.
Съществуват редица причини, които предизвикват необходимостта от създаване на УИС. Като най-важни се посочват:

1. Действащата система не се справя със задачите. Независимо от това, дали съществуващата система е ръчна или частично автоматизирана, трябва да се изследва дали тя отговаря на изискванията на обекта. Възможно е тази система да не носи удовлетворение по отношение на сроковете за предоставяне на резултатната информация, да не съответства на промените в организационната и управленската структура на обекта и пр.
2. Минимизацията на разходите. Компютърната обработка позво­лява да се намалят разходите в сравнение с ръчното изпълнение на процедурите. При замяна на частично автоматизирана инфор­мационна система с УИС обикновено възможностите за минимизиране на разходите могат да бъдат отчасти изчерпани. Поради това ползата в сферата на управлението не би могла да се изтъкне като основен аргумент за създаване на нова система. Независимо че не е основна причина, трябва да се отчита, че при УИС разхо­дите намаляват, защото дейностите по обработката на данните се изпълняват по-бързо и по-евтино поради използването на съвре­менни информационни технологии.
3. Предлагането на по-добра вътрешна информация за вземане на решения. Управляващите осъзнават, че компютърната система предоставя бърза, точна и целенасочена информация. Това е причина за вземане на по- ефективни решения.
4. Предлагането на конкурентни услуги на клиентите. Тук се отнасят услуги, свързани с правенето на бързи справки на клиентите, яс­ното и четливо оформяне на документите, използването на бан­кови автомати и т. н. След като една фирма в съответния бранш предоставя подобна възможност, останалите трябва да я въведат незабавно, за да не загубят в конкуренцията за производство или продажба на съответната стока или услуга.
5. Възможностите, предлагани от новите технологии. Технологиите, основаващи се на ръчно изпълнение на операциите или на час­тична автоматизация на отделните процедури, обикновено не предлагат улесненията, базиращи се на използване на съвре­менни технологии. Бързото навлизане на постиженията на науката в компютърната техника и технологии непрекъснато води до нови възможности при обработката на данните, получаването на резутатната информация и нейното предоставяне на потребителите. Тук влияние оказват повишените възможности на компютрите по отношение на бързодействие, капацитет на оперативната памет и външните запомнящи устройства, използването на нови запаме­тяващи устройства, навлизането на нови операционни системи с олекотен диалог и по-големи възможности/създаването на голям брой евтини програмни продукти, ориентирани към крайния потребител.
6. Репутацията, дължаща се на новите технологии. Всеизвестно е, че фирмите, използващи  компютри  за  изпълнение  на  информа­ционните процедури, вдъхват достатъчно респект. Контрагентите разчитат на стабилността и конкурентносттанатези организации.
7. Промените в законодателството. Обикновено те са катализатор за внедряване на УИС или други нови компютърни разработки. Тези промени в нормативната уредба водят до желание да се извършват промени в съществуващата технология за обработка на данните, за да се отговори на новите изисквания. Пример в това отношение може да бъде въвеждането на ДД.С, което наложи промени в използваната до този момент информационна технология.

Разкриването на причините, предизвикващи необходимостта от създаване на УИС, е възможно след изследване на състоянието на инфор­мационното обслужване в обекта. След вземането на решение за изграж­дане на системата се пристъпва към нейното разработване и внедряване. Това налага формиране на дейностите по създаване на УИС във фази.

Обособяването на фази е свързано преди всичко с определяне на последователността на изпълнение на отделните дейности от технологич­ния процес на създаване на УИС. По този начин се получава етапността, която може да се определи като разполагане във времето на еле­ментите на технологията на проектиране и внедряване на системата.
Съществено значение за изграждането на системи за компютаризация на управлението имат (освен видовете работи и последователността на извършването им) също и документите, които трябва да съпътстват дейностите и процедурите.
.
Документирането е елемент от цялостния проект при изграждането на системи за автоматизация на. управлението и има пряко отношение към планирането, договарянето, финансирането, отчитането и функцио­нирането.
Чрез точното определяне на дейностите и процедурите, които ще се изпълняват на отделните фази, се създават условия за регламентиране на правата и задълженията на специалистите от фирмата, създаваща системи за компютъризация на управлението, и на участниците от самия обект.

Съществува също взаимовръзка между съдържанието на фазите и възприетия методически подход за проектиране на отделните елементи на системата. По този начин процесът предявява изисквания към етапността и технологията на проектиране и внедряване. От друга страна, използваните технически средства оказват влияние както върху техноло­гията на проектиране, така и върху организацията на проектантската дей­ност. Както личи, въпросът за формирането на фази е сложен и взаимо­свързан с възприетата методология и методическия подход за създаване на УИС.
Успешното организиране и реализиране на УИС е немислимо без обосноваване на различните дейности във фази, съответстващи на жизнения цикъл на системата.
Разработването не може да премине от една фаза към друга, без да са завършени всички дейности и да е разработена документацията от предходната фаза. По този начин един сложен процес се разделя на дейности, които се извършват по различно време, но са взаимосвързани. Това улеснява процеса на координация при създаването на системата. Същевременно разработваната документация е средство за комуникация между различните специалисти, участващи в изгражда­нето на УИС.
Опитът показва, че е целесъобразно да се възприемат фазите: Проучване и анализ, Разработване на системата и Внедряване. Наред с тях е необходимо след въвеждането на системата в експлоатация перманентно да се осъществява оценка на работата на системата.

Проучване и анализ

Както личи от наименованието, целта на тази фаза е да се изследва, анали­зира и оцени съществуващата система за обработка на информацията в обекта и да се определят насоките за нейното бъдещо усъвършенстване в ус­ловията на автоматизацията. В резултат от проучването се съставя технико-икономически доклад. Получените резултати от проучването и анализа се използват и при разработването на проектните и програмните решения.
Изследването, анализът и оценката на съществуващата система за обработка на информацията се извършва въз основа на проучване на първичните документи, създавани в обекта или неговите поделения, и на­чина на тяхното получаване, съществуващия документооборот и инфор­мационните потоци, правилниците за вътрешния ред и всички норматив­ни документи, използвани в процеса на управлението. Изследва се също начинът на обработване на първичните данни и използването на резул­татите от обработката.

Направените анализи и комплексна оценка се използват за разработ­ване на насоки за бъдещото усъвършенстване. Тези насоки включват процедурите и операциите, подлежащи на автоматизация, и вариантите на новата система за обработка. Предлага се нов информационен модел и се прави характеристика на електронната обработка на данните, разработват се логическата структура на входно-изходните документи и информационната база. Обосновават, се предложения за информа­ционните потоци и обобщени вериги за автоматизирана обработка на данните. Съставя се списък на номенклатурите и класификаторите и се определят изискванията към тях. Посочват се изискванията за защита на информацията, а също и изискванията към програмното и техническото осигуряване. На тази фаза се проучват възможностите за използване на типови решения и готови програмни продукти. В резултат на това се аргументират възможностите за използване на определен вид технически средства и конкретни програмни продукти. Правят се приблизителни изчисления за разходите за създаване и експлоатация на системата и очакваните ползи.

Както личи, на тази фаза се извършва анализ на информационните процеси. Той позволява да се даде отговор на въпросите, какво трябва да се извършва, за да се постигнат целите и да се осъществи функционира­нето на изследваната система. Това налага декомпозиране на функциите на системата на техните логически елементи и разработване на логически модел на информационните процеси. Този логически модел е целе­съобразно да бъде представен чрез блок схеми. Тук се включват блок схеми на потоците от данни със спецификация на алгоритмите, като се цели пълно обхващане на процесите във всяка проблемна област.
Използването на логически блок схеми позволява нагледно да се представи последователността от.действия. Те са лесни за разбиране и проследяване. При последващо същинско проектиране те могат успешно да се детайлизират и използват за разработване на проектни и програмни решения.
На тази основа се разработва становище относно обхвата на дей­ствие и целите на УИС. В него се очертават проблемите, които ще бъдат обект на решаване, обхвата за всеки проблем и обща оценка за раз­ходите за създаване на УИС.

Наред с проучването и анализа на информационната система на конкретния обект по време на тази фаза се изследват информационните взаимовръзки с околната среда.

По време на проучването с цел осигуряване на разработването и внедряването на системата се съставят програма и организационно-технически мероприятия, т.е. детайлен план за работа.

Резултатите от извършването на посочените видове работи се офор­мят в технико-икономически доклад. След като експертен съвет приеме технико-икономическия доклад, въз основа на съдържащите се в него предложения за УИС се разработва технико-икономическо задание. То съдържа основанието и целта на разработването на системата, нейния обхват и структура, изискванията на възложителя по отношение на функционирането й. Съществен елемент на технико-икономическото задание са изискванията към информационното, програмното и техни­ческото осигуряване. В него намират място и специфичните изисквания на възложителя по отношение на нормативно-правни, кадрови и органи­зационни проблеми. Определят се сроковете за разработване и вне­дряване на системата и срокът за възстановяване на направените разходи.

Тази фаза е задължителна, когато се разработва цялостна система, а в случаите на проектиране на отделни задачи е възможно извършването на изследването в ограничени мащаби.
Фазата Проучване и анализ обаче не трябва да се подценява, защото в резултат от направеното проучване се разработват предложенията за вида, обхвата и общата конфигурация на системата. На основата на извършеното проучване се проектират логи­ческата структура и организацията на системата за автоматизация на управлението, като по този начин по време на тази фаза се изпълняват и дейности, свързани с проектирането. Те се отнасят към проектиране на логическата структура на информационната система и формулиране на основните изисквания към програмното и техническото осигуряване.. Същевременно, за да се извършат логическо проектиране и организация на информационната система, се изследва и проектира при необхо­димост нова управленска технология. За целта управленският процес се декомпозира на процедури и операции и се създава технологична доку­ментация за входящите и изходящите връзки на всяка операция, за техно­логичното описание на операциите и връзките им с автоматизацията на информационните процеси. По този начин се открояват процедурите, които ще се автоматизират, и участието им в управленския процес.

Разработената обща конфигурация на информационната система и определените области на автоматизация се използват за формулиране на изискванията към техническите и програмните средства, при което се отделя особено внимание на възможностите за използване на готови програмни продукти.
Необходимо е предложенията за УИС да се разработят във варианти. Основа за различни варианти могат да бъдат организацията на обработка на информацията, различията в комуникацията) използваните компютри, програмните продукти, които могат да намерят приложение, и участието на потребителите в извършването на информационните процедури. Тези варианти на решение се предлагат на експертен съвет със съответната обосновка на всеки от тях. В резултат от проучването и анализа, е необходимо да се преценят възможностите за реализация на взетите решения. Наред с използването на критерии от икономически и технически характер е необходимо да се отчита реализируемостта при селекцията на алтернативни решения. След приемането на един от вариантите той се използва за разработване на технико-икономическо задание и е основа за дейностите, включени във фазата Разра­ботване на системата.

Разработване на системата

Основа за дейностите, извършвани по време на фазата Разработване на системата, са вариантът и логическата му конструкция, приети от експерт­ния съвет като резултат от фазата Проучване и.анализ. На фазата, свързана с разработване на системата, се детайлизират проектните и програм­ните решения до подходящ вид за нейното функциониране и се раз­работва документацията, необходима за внедряване и работа наУИС. Това определя целите на фазата- разработване на проектни решения, тяхната програмна реализация и проектирането им. По време на тази фаза се извършват проектиране и програмиране. Това деление е напра­вено с известна степен на условност, защото дейностите, включени в проектирането и програмирането, се преплитат и изпълняват паралелно или взаимосвързано. Особено ясно проличава условността при използва­не на готови програмни продукти за микрокомпютри. Независимо от това обаче, е необходимо да се използва това разделяне, защото по този’ начин точно се характеризира комплексът от дейности, които трябва да бъдат извършени при създаването на УИС.
Проектирането включва детайлизиране на модела за обработка на информацията, проектиране на входа, изхода, кодовете, масивите и орга­низацията им, технологията на обработка на данните, точния’брой и раз­положение на изчислителната техника и връзките на потребителите с тех­ническите средства, резултатната информация и начина на нейното из­ползване. Съществена част от проекта са документите, описващи детайл­но автоматизираната обработка, т.е. технологичната документация.

От създадените документи обаче зависи в пълна степен въз­можността за функциониране на системата. Мнението на специалистите е, че документи и стандарти са необходими, защото хората, които проектират, обикновено не са тези, които внедряват и експлоатират. Поради това се препоръчва използването на стандарти по проектиране и програмиране. Тези стандарти включват конвенционални наименования на данни и файлове, речници за данни, начин на изразяване на схемата за обработка. Независимо че въпросът документите и стандартите е решен, често се внедряват разработки без необходимите доку­менти, което е предпоставка за грешки и бъдещо отказване от системата.

Проектът включва пълно характеризиране на процеса на обработка на информацията- от възникването на данните до използването на регулиращата информация за вземането на управленски решения.
По време на тази фаза се извършва физическото проектиране. Проектират се формите на носителите на първичната информация (документи и екрани), схемите за нанасяне на информацията върху машинни носители, записите, файловете и методите за тяхната организация, формата и съдържанието на резултатните документи и екрани. Елементи на проекта са структурите на системата за кодиране, номенклатурите и класификаторите, необходими за нейното функциониране. Разработват се номенклатури и се шифрират.

Правят се изчисления за разходите за изграждане на системата, екс­плоатационните разходи и очакваните ползи. На тази основа се определя времето за възстановяване нз разходите за автоматизация на управле­нието. Направените разчети са по-точни в сравнение с направените по време на проучването, защото се основават на по-голяма точност при определяне броя на техническите средства, разходите за проект и програми и на отделните видове експлоатационни разходи.

Докато при определянето на разходите за създаване на системата не съществуват трудности, това не е така при определяне на експлоата­ционните разходи. Наред с фиксираните разходи, свързани с енергия, консумативи, заплати (в зависимост от възприетата организация на обработка на информацията), обучение, е необходимо да се предвидят разходи за поддържане и усъвършенстване.

По отделни задачи се посочват последователно операциите, въз­никването и движението на информацията през отделните управленски звена, алгоритмите за обработка на информацията, използваната система за контрол с цел осигуряване на достоверността на, информацията. Определят се мерките за защита на данните и се описват действията, които трябва да се предприемат при частичен или пълен отказ на техническите средства.
Самостоятелен раздел от проекта е техническото осигуряване, където се посочва съставът на техническите средства.

След определяне на техническото осигуряване в проекта се описват начините за подготовка на информацията върху машинни носители, пре­даването на данните по каналите за връзка и обработването на инфор­мацията. За представяне на технологията се съставят необходимите блок схеми. Елемент на проекта е и план-графикът за експлоатация, в който се посочват сроковете за получаване на входните данни, необходимото време за обработка на информацията, сроковете за предоставяне на резултатна информация на потребителите. Този документ е от особено значение при обработката на информацията в организационна форма за използване на изчислителната техника - фирми, изградени на регионален принцип, които обслужват и извършват информационен сервиз.
Посоченото е основание за по-голяма яснота и прегледност, за обособяване на работата при проектирането в следните основни дейности:

Подготовка за физическо проектиране

• Физическо проектиране
• Проектиране на интерфейса човек-машина
• Избор на базовото програмно осигуряване
• Проектиране на организацията и технологията на обработка на информацията в УИС
• Икономическа обосновка на проектираната УИС.
• След проверка на документацията от експертна комисия се отстра­няват забелязаните недостатъци и се извършва техническо оформяне и комплектуване на документите.

Въвеждане на системата в опитна експлоатация

Подготовката на обекта за опитно внедряване на системата включ­ва извършването на всички дейности от организационен и технически характер, който създават нормални условия за опитната експлоатация на системата.
На първо място, от значение е да се определи начинът, по който ще се извърши опитната експлоатация. Изборът включва насочване към обработка на информацията за минали отчетни периоди, като пред­варително се определя дали пълно или частично ще бъдат обхванати-ин­формационните потоци. Възможно е също да се възприеме вариант на паралелна работа, т.е. обработка на информацията по съществуващата технология и по технологията, възприета в УИС.

На следващо място, по време на въвеждане на УИС, в опитна екс­плоатация се извършва доставка и инсталиране на техническото осигуря­ване, а също така инсталиране на операционната система. Необходимо е да се осигури кирилизиране на печатащите устройства и да се създадат всички условия за безпроблемно инсталиране на програми и въвеждане на данни. Тези дейности са насочени към осигуряване на предпоставки за създаване на информационна база на конкретната УИС.

На трето място, съществен момент от работата по подготовката и внедряването е създаването на информационната база на системата. Тук се отнасят дейностите, свързани с организирането на записването на нормативната и справочната информация върху машинни носители, физическото инсталиране на базата от данни и извършването на т. нар. конверсия на файловете.

На четвърто място,  за внедряването е необходимо  да се квалифицират потребителите чрез подходящо обучение. Необходимо е да се получат знания и умения за работа с операцион­ната система, с файловете, със запомнящите устройства и с печатащото устройство. След тази обща подготовка за работа с компютрите спе­циалистите от обекта се запознават с конкретната УИС. Тази подготовка трябва да включва общите характеристики на системата и преди всичко умения за извършване на отделните технологични операции.
Подготовката за въвеждане в опитна експлоатация завършва след инсталиране на техническите средства, файловете и цялостното обучение на потребителите.

Опитната експлоатация може да се определи като експеримен­тиране в практиката на действителните възможности за реализиране на проектните решения, програмните продукти и проектираната информа­ционна технология. В чуждестранната литература опитната .експлоатация е позната като тест за приемливост и се тълкува като финален системен тест за връзка с потребителите, който се прави с файлове, съдържащи фактически данни от обекта. Нещо повече, този тест за приемливост се прави от потребителите и осигурява стабил­ност при бъдеща работа на системата.

Самата опитна експлоатация обхваща следните основни дейности:

• осъществяване на опитната експлоатация;
• оценка на  резултатите от извършената опитна експлоатация;
• отстраняване на грешките и пропуските, открити при опитната експлоатация;
• подписване на протокол за приемане на системата в редовна експлоатация.

При внедряването се извършват подготовка за въвеждане на системата в опитна експлоатация и самата опитна експлоатация. Доставя се и се инсталира оборудването, инсталират се операционната система, програмните продукти, информационната база, извършва се подготовка на кадрите от обекта. По време на опитната експлоатация, която трябва да се извършва от специалистите от обекта, се прави оценка на резултатите от експериментирането и се отстра­няват откритите грешки и пропуски.

Оценка на работата на системата

Оценката на работата се включва в жизнения цикъл на системата и е свързана с нейното непрекъснато усъвършенстване. Необходимостта от оценка се налага поради динамичния характер на УИС, за чието изменение и развитие влияят много фактори. Тези промени се обуславят, от една страна, от измененията в самия обект, за който системата е създадена, а от друга, от връзките му с околната среда.

Промените в обекта, свързани със структурата на производството и измененията в организацията на производствения процес и технологията, изискват осигуряване с информация, адекватна на промените. Оценката трябва да покаже доколко е осигурена адаптивност на УИС като един от основните принципи за нейното изграждане. Същото се отнася и за динамичните изменения в околната среда. Необходима е преценка, доколко тези промени налагат коренни изменения в УИС и дали още в процеса на нейното създаване е предвидена възможност за удовлетворя­ване на информационните потребности, без да има нужда от съществено преработване на проектните и програмните решения.
Оценката на работата на системата в условията на динамични изме­нения в обекта и в околната среда се прави на фона на бързото усъвър­шенстване на програмно-техническите средства в резултат от развитието на науката и практиката в областта на компютрите и програмирането.

Целта на оценката на работата на системата е извършване на изследвания на нейното функциониране и (на основата на анализа) вземане на решение, доколко реализацията съответства на очакваните резултати. За анализиране на осигуреността, функционирането и рационал­ността на автоматизираната обработка на информацията е необходимо тази оценка да се прави периодично в следните основни направления:

• Изследване на цялостното функциониране на информационната система.
• Анализ на информационното обслужване на управленската дейност.
• Изследване на функционирането на програмното осигуряване и техническите средства.
• Сравнителен анализ на икономическия ефект и икономическата ефективност.

За изследване на цялостното функциониране на информацион­ната система се използва методът на наблюденията. Основно чрез преки наблюдения на протичането на технологичния процес на обработка на информацията се преценява доколко се оползотворяват възможностите, предоставени от компютърната техника и програмното осигуряване.
Особено внимание се обръща на действието на хората, участващи в изпълнението на технологичните операции и използващи резултатната ин­формация. Преценява се, от една страна, квалификацията на участва­щите в обработката на информацията, а от друга - решенията от прог­рамен и технически характер, осигуряващи интерфейса човек-машина. При констатиране на неблагополучия се набелязват мерки, свързани с повишаване на квалификацията на кадрите и с преработване на отделни програмни решения.

Необходимо е това преработване да се насочи към олекотяване на диалога и извеждане на повече помощна информация по време на обработката. Помощната информация трябва да насочва по­требителите към съответните действия при определени условия. В това отношение част от програмните продукти предоставят достатъчно въз­можности, които е необходимо пълноценно да се използват.
Не на последно място, изследването на цялостното функциониране на информационната система трябва да включва анализ на използваната технология. Това изследване ще позволи да се разкрият възможностите за усъвършенстване, като се използват пълно съвременните постижения в областта на програмирането.

Web design and SEO topics: документи, информация, Компютри, компютър, програмиране, софтуер, технология, файлове, хардуер

Leave a Comment